服裝理單跟單員的素質要求

服裝理單跟單員的素質要求

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一般情況下，服裝理單跟單員通過電子郵件、傳真、電話等方式與客戶進行聯系。同時根據客戶的要求編寫相關的內銷訂單合同、工藝單文本、包裝資料等文件資料，按照客戶指定的要求指導企業進行生產，跟蹤產品質量，處理客戶的反饋意見。由于工作的需要，服裝理單跟單員必須具有以下基本素質。

一、服裝專業知識

從事服裝理單跟單員的從業人員整體素質參次不齊，一部分人員是學國際貿易專業或英語專業的人員，與客戶之間的溝通、交流、英語的書寫能力較強。在實際的工作中入手比較快，但專業知識不夠；一部分人員是學服裝設計專業的，有一定的英語基礎，在實際工作中，他們的溝通能力、對服裝理單跟單專業知識也有所欠缺。

同時，為了便于工作的需要，服裝理單跟單員還需要掌握服裝專業的基礎知識、工藝技術、樣板設計、生產管理技術等，了解相關面、輔材料品質的測試方法及檢驗要求，產品的縫制工藝方法及大貨生產的進度情況等。

二、其他專業知識

服裝理單跟單員要有良好的職業素質，這是關系到外貿公司對國外客戶的一個形象窗口，要熟練掌握報價技巧，了解外貿單證的操作過程。并且隨時了解銀行的匯率、出口退稅、出口政策的知識以及貨代物流的知識等。

根據各個外貿公司或企業的規模大小，所在外貿公司或企業從事理單跟單崗位，分工也是有所不同的。這就對理單跟單員的專業技能提出了更高的要求。

三、熟練地使用計算機辦公軟件

服裝外貿公司根據其自身的規模，為了便于更好地開展訂單的操作，通常情況下2 ～ 3名理單跟單員為一小組。其中1 人為組長，主要負責與客戶交流面料、款式、價格，進行交貨期的確認、合同的簽訂、產前樣的確認等工作；1 ～ 2 名為理單跟單員助理，主要負責與客戶之間包裝資料（輔料）的聯系工作，寄送相關文件資料、樣品，根據訂單編制相關的工藝文件、資料。

理單跟單員在工作過程中要熟練地使用辦公軟件，做好訂單合同資料的管理、存檔工作，便于隨時查閱文件資料。

四、理單跟單員的文件整理及歸檔

在日常的工作中，為了便于同客戶之間的交流、溝通，同時，也為了規范企業內部對訂單合同資料的管理制度，通常情況下理單跟單員在訂單合同的操作過程中，對于客戶合同的包裝資料或修改件資料，要及時同相關人員進行聯系并做好訂單合同的資料整理、更新、歸檔工作。

1. 建立客戶檔案文件

客戶檔案文件資料的建立，便于服裝理單跟單員在日常工作中同客戶之間的聯系，及時了解客戶的市場需求和采購意向。方便服裝理單跟單員能及時地處理客戶的投訴或建議，便于服裝理單跟單員做好客戶服務工作，提高服務質量和服務意識。

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2. 訂單號編制技巧

訂單號的編制是服裝理單跟單員必須要掌握的內容，訂單號通常有客戶訂單號和外貿公司內部訂單號之分。一般情況下，訂單號是不重復的，也就是說在合同簽訂的過程中訂單號確定后不能輕易修改。相應的包裝輔料文件資料都會使用這個訂單號作為標志，這樣的目的是為了方便查閱，區分不同的訂單合同，對號入座避免混淆。

訂單號的編制方法有很多，通常由字母和數字組成，用字母表示不同的客戶用數字表示同一客戶的不同訂單，有的時候也直接使用客戶的訂單合同號來標志訂單。

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3. 服裝款式號的編制

（1）純數字編號：訂單號編號全部采用阿拉伯數字組成。

（2）字母和數字組合編號：訂單號編號由英文字母和阿拉伯數字組成。

（3）按年份、四季、分款式、顏色代碼組而成編號：下面是某服裝企業按照年份、四季、分款式、顏色代碼組而成的服裝貨號。第1、第2 位數字代表年份代碼，第3、第4位數字代表四季代碼，第4、第5 位數字代表款式代碼，第6、第7 位數字代表顏色代碼，第8 位數字代表尺寸代碼。

（4）尺寸代碼編號：尺寸代碼可以用正常的XXS、XS、S、M、L、XL、XXL 作為代碼。

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4. 文件資料的歸檔

為了便于服裝理單跟單員工作的有序進行，服裝理單跟單員在工作中進行相關訂單文件資料的存放，查閱時通常會把文件資料打印出來一份，把訂單合同文件資料放在相應的資料文件夾內，同時資料文件夾要有標志，注明客戶的名稱和訂單合同編號。在以后的工作中，還要將相應的訂單合同的包裝資料或修改件資料進行歸檔。服裝理單跟單員應及時做好原始訂單合同資料的整理歸檔工作。